De verborgen kosten
van een slechte Dynamics 365-implementatie

Het implementeren van Microsoft Dynamics 365 belooft bedrijven meer efficiëntie, betere datagedreven besluitvorming en gestroomlijnde processen. Maar als een implementatie niet goed wordt uitgevoerd, kan dat juist leiden tot vertragingen, hogere kosten en gebruikersfrustratie. De echte kosten van een slechte Dynamics 365-implementatie zitten vaak verborgen: in productiviteitsverlies, onnodige maatwerkoplossingen en gebrekkige adoptie door medewerkers.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste verborgen kosten en hoe 365 Consulting kan helpen om een vastgelopen project weer op de rails te krijgen.

1. Inefficiënte processen en productiviteitsverlies

Een slechte implementatie leidt vaak tot workflows die niet optimaal aansluiten op de bedrijfsprocessen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers extra stappen moeten uitvoeren of alternatieve systemen gebruiken om hun werk gedaan te krijgen. In de praktijk zien we dit terug in:

• Dubbele invoer van gegevens, omdat systemen niet goed gekoppeld zijn.
• Traagheid in processen, doordat gebruikers door onnodig complexe schermen en formulieren moeten navigeren.
• Handmatige workarounds, wat niet alleen tijd kost, maar ook foutgevoelig is.

Bij een recente Dynamics 365 Finance & Operations-implementatie bij een internationale retailer zagen we bijvoorbeeld dat de standaard workflow voor factuurverwerking volledig werd omzeild, omdat het systeem te rigide was ingericht. Door een analyse uit te voeren en maatwerk waar nodig terug te draaien, konden we de workflow met 40% versnellen.

2. Onnodige maatwerkoplossingen en oplopende beheerkosten

Veel organisaties grijpen tijdens de implementatie te snel naar maatwerk om aan specifieke eisen te voldoen. Dit lijkt op korte termijn een oplossing, maar brengt grote verborgen kosten met zich mee:

• Hogere beheerkosten, omdat elk stukje maatwerk onderhouden en getest moet worden bij updates.
• Verhoogde afhankelijkheid van specifieke ontwikkelaars, waardoor wijzigingen duurder en trager worden doorgevoerd.
• Complexiteit bij upgrades, omdat Microsoft’s standaard updates niet naadloos aansluiten op de aangepaste oplossing.

Bij een migratieproject van een grote productieorganisatie ontdekten we dat meer dan 60% van hun maatwerkfunctionaliteit kon worden vervangen door standaardfunctionaliteit. Door dit te corrigeren, konden we de onderhoudskosten met 30% verlagen.

3. Gebrekkige adoptie en frustratie bij gebruikers

Zelfs een technisch perfecte implementatie is gedoemd te mislukken als eindgebruikers niet worden meegenomen in het proces. De verborgen kosten van slechte adoptie zijn onder andere:

• Lange inwerktijd en hoge trainingskosten, omdat het systeem niet intuïtief aanvoelt.
• Verminderde motivatie bij medewerkers, omdat ze geen vertrouwen hebben in het systeem.
• Creatie van schaduw-IT, waarbij werknemers hun eigen Excel-bestanden en alternatieve tools blijven gebruiken.

Bij een internationale logistieke onderneming bleek uit een audit dat slechts 30% van de medewerkers daadwerkelijk Dynamics 365 gebruikte zoals bedoeld. Door extra training en configuratie-aanpassingen wisten we dit in enkele maanden op te schalen naar 85% adoptie.

4. Vertragingen en kostenoverschrijdingen

Een onderschatting van de implementatiecomplexiteit leidt vaak tot vertragingen en exploderende kosten. Dit zien we onder andere in:

• Uitloop van projecten, waardoor bedrijfskritische functies langer niet beschikbaar zijn.
• Hogere consultancy- en ontwikkelkosten, omdat opnieuw moet worden gesleuteld aan de inrichting.
• Verlies van concurrentievoordeel, omdat bedrijven langer moeten wachten op de beloofde efficiëntieverbeteringen.

Bij een herimplementatie voor een multinational zagen we dat een project dat oorspronkelijk 12 maanden had moeten duren, na 2,5 jaar nog steeds niet live was. Door een onafhankelijke analyse uit te voeren en een duidelijke roadmap op te stellen, is het alsnog binnen 6 maanden succesvol afgerond.

Hoe 365 Consulting helpt om deze verborgen kosten te vermijden

365 Consulting richt zich volledig op het oplossen van complexe Dynamics 365-uitdagingen. Wij verkopen geen licenties of add-ons, waardoor we altijd klantgericht en objectief adviseren. Onze aanpak richt zich op:

• Grondige analyse van bedrijfsprocessen en de juiste inzet van standaard Dynamics 365-functionaliteit.
• Minimale afhankelijkheid van maatwerk, zodat onderhoud en upgrades beheersbaar blijven.
• Begeleiding van adoptie en training, zodat medewerkers optimaal gebruik maken van het systeem.
• Projectherstel bij vastgelopen implementaties, met een no-nonsense aanpak om snel tot resultaten te komen.

Een slechte Dynamics 365-implementatie kost niet alleen geld, maar ook vertrouwen en productiviteit binnen de organisatie. Wil je weten hoe wij jouw Dynamics 365-omgeving kunnen optimaliseren? Neem contact op met 365 Consulting en zet de eerste stap naar een efficiënter en toekomstbestendig systeem.