De grootste struikelblokken bij Dynamics 365-integraties

Microsoft Dynamics 365 is een krachtig platform dat bedrijven helpt om hun processen te stroomlijnen. Maar voor een succesvolle implementatie is een naadloze integratie met andere systemen essentieel. Of het nu gaat om ERP-systemen, CRM-oplossingen, e-commerceplatforms of legacy-software, een slechte integratie kan leiden tot vertragingen, inefficiënties en hoge kosten.

In dit artikel bespreken we de grootste struikelblokken bij Dynamics 365-integraties en hoe je deze kunt vermijden.

Slechte datakwaliteit: Rommel erin, rommel eruit

Een van de meest voorkomende problemen bij integraties is vervuilde of inconsistente data. Wanneer Dynamics 365 wordt gekoppeld aan andere systemen met verschillende dataformaten en structuren, kan dit leiden tot:

• Duplicaten in klant- en productgegevens.
• Onvolledige records die processen verstoren.
• Synchronisatiefouten tussen systemen, waardoor medewerkers met verouderde informatie werken.

Bij een klant in de productiesector zorgde inconsistente artikeldata ervoor dat bestellingen niet correct werden verwerkt. Door een data-governanceplan te implementeren en gegevens vooraf op te schonen, werd het aantal fouten met 50% verminderd.

Gebrek aan strategische planning

Veel organisaties beginnen met integreren zonder een duidelijk plan. Dit leidt vaak tot onnodig complexe koppelingen die moeilijk te onderhouden zijn. Veelvoorkomende fouten zijn:

• Geen duidelijke integratiestrategie, waardoor systemen niet goed samenwerken.
• Geen testomgeving, waardoor fouten pas in productie worden ontdekt.
• Onvoldoende stakeholderbetrokkenheid, waardoor IT en business niet op één lijn zitten.

Een logistiek bedrijf dat zijn Dynamics 365-omgeving wilde koppelen aan een warehouse management systeem, liep tegen grote problemen aan omdat de integratie ad hoc werd opgebouwd. Dit leidde tot wekenlange vertragingen en extra kosten. Door een gedetailleerd integratieplan te ontwikkelen en iteratief te testen, kon het project alsnog succesvol worden afgerond.

Maatwerk vs. standaard connectoren: De juiste keuze maken

Microsoft biedt veel standaard connectoren en API’s voor Dynamics 365. Toch kiezen bedrijven vaak direct voor maatwerkoplossingen, wat kan leiden tot:

• Hoge onderhoudskosten omdat maatwerk lastig te updaten is.
• Technische afhankelijkheid van een specifieke ontwikkelaar of consultant.
• Moeilijke schaalbaarheid als het bedrijf groeit.

Een bedrijf in de retailsector integreerde Dynamics 365 met hun e-commerceplatform via standaard Microsoft Power Platform-tools in plaats van dure maatwerkoplossingen. Dit bespaarde niet alleen tijd en geld, maar zorgde ook voor 40% snellere orderverwerking.

Wanneer is maatwerk wél nodig?

• Als een bedrijf zeer specifieke processen heeft die niet via standaard connectoren ondersteund worden.
• Als bestaande integraties niet voldoen aan prestatie- of beveiligingseisen.

Prestatieproblemen: Trage integraties frustreren gebruikers

Integraties moeten snel en betrouwbaar zijn. Veelvoorkomende problemen die de prestaties beïnvloeden zijn:

• Overbelasting van API’s, waardoor systemen traag reageren.
• Verkeerd ingestelde synchronisatie-instellingen, wat leidt tot vertragingen.
• Onvoldoende servercapaciteit, wat piekbelastingen niet aankan.

Bij een financiële dienstverlener zagen we dat real-time synchronisatie van grote datasets de prestaties van Dynamics 365 aanzienlijk vertraagde. Door batchverwerking en cachingstrategieën te implementeren, werd de responstijd met 60% verbeterd.

Beveiligings- en compliance-uitdagingen

Integraties brengen extra beveiligingsrisico’s met zich mee. Veel organisaties lopen risico door:

• Onvoldoende toegangscontroles – Niet elke gebruiker moet toegang hebben tot alle systemen.
• Geen versleuteling van gegevens – Gevoelige data moet altijd beveiligd worden.
• Niet voldoen aan regelgeving – Denk aan GDPR en andere compliance-eisen.

Een multinational die Dynamics 365 integreerde met meerdere cloudsystemen, moest voldoen aan strenge compliance-regels. Door een identity & access management-oplossing te implementeren en auditlogs bij te houden, bleef het systeem veilig en compliant.

Best practices voor een succesvolle Dynamics 365-integratie

Wil je integratieproblemen voorkomen? Volg deze best practices:

✔ Maak een strategisch integratieplan – Bepaal vooraf welke systemen gekoppeld moeten worden en hoe de data stroomt.
✔ Gebruik standaard connectoren waar mogelijk – Dit verlaagt kosten en vereenvoudigt onderhoud.
✔ Test uitgebreid in een sandboxomgeving – Voorkom fouten in je productieomgeving.
✔ Monitor prestaties en beveiliging – Houd de snelheid en veiligheid van integraties continu in de gaten.
✔ Voer periodieke audits uit – Controleer regelmatig of de integraties nog optimaal functioneren.

Hoe 365 Consulting helpt bij soepele Dynamics 365-integraties

Bij 365 Consulting hebben we jarenlange ervaring met het oplossen van Dynamics 365-integratieproblemen. Wij bieden:

• Onafhankelijk advies over de beste integratiestrategie voor jouw organisatie.
• Optimalisatie van bestaande koppelingen om prestaties te verbeteren.
• Beveiligingsaudits om compliance-risico’s te minimaliseren.
• Een pragmatische aanpak, waarbij we maatwerk en standaardoplossingen slim combineren.

Een succesvolle Dynamics 365-integratie vereist meer dan alleen techniek. Zonder een goed plan, schone data en de juiste tools kunnen integraties mislukken en bedrijfsprocessen verstoren.

Wil jij problemen voorkomen en Dynamics 365 optimaal integreren met jouw systemen? Neem dan contact op met 365 Consulting – wij helpen je graag verder!