Een succesvolle migratie naar Dynamics 365 voor Dunlop

Dunlop Protective Footwear is ’s werelds grootste fabrikant van beschermend schoeisel. In meer dan 75 landen bieden zij comfortabel en beschermend schoeisel voor de agrarische sector, de visserij, de voedselverwerkende industrie, de bouwsector, de olie- en gasindustrie en de mijnbouw. Zij kennen deze industrieën van binnen en van buiten. Door innovatie te combineren met vakmanschap, kunnen zij jou bieden wat je verdient: de beste werklaarzen ter wereld.

Dunlop gebruikte Dynamics AX 2009 als ERP-systeem, maar liepen daarmee tegen limitaties aan. Het systeem was verouderd en werd niet meer ondersteund. Tijd voor nieuwe software dus. Maar nieuwe software betekent migreren en dat is een ingrijpend en ingewikkeld proces. Alfred Muller, Global IT Manager bij Dunlop vertelt: “Wij wisten dat we dit niet volledig met ons eigen team konden doen. We hadden veel kennis in huis over het oude systeem, maar zo’n grote migratie hadden we nog nooit uitgevoerd. Onze Microsoft partner had een duidelijke focus op de inrichting van het systeem, processen,  training en ondersteuning van de applicatie beheerders. We moesten dus op zoek naar een oplossing die ons kon ondersteunen bij deze migratie.”

Iemand vinden met de juiste kennis én beschikbaarheid, dat voelde als het vinden van een naald in een hooiberg. Alfred: “Gelukkig heb ik een groot netwerk en kreeg ik van een connectie te horen dat Remy Bubic net van een project afkwam. Tijdens de eerste kennismaking klikte het direct en kwam hij over als iemand met kennis van zaken. Na een tweede gesprek besloten we met hem aan de slag te gaan. Hij bleek volledig gespecialiseerd te zijn in migraties en hij was direct beschikbaar. We hadden de naald gevonden.”

Er werd door Dunlop een zeer ambitieus doel gesteld: Microsoft Dynamics 365 moest binnen een half jaar live voor de Nederlandse vestiging en een half jaar later moesten ook de Portugese en Amerikaanse vestiging over op het nieuwe systeem. Remy Bubic, Consultant Datamigratie bij 365 Consulting vertelt: “Na een eerste inventarisatie bleek dat niet haalbaar, daarvoor moest er nog veel te veel gebeuren. Daarom hebben we de deadline een aantal maanden verschoven. Meestal doen organisaties over een volledig project als dit, met productie en warehouse management, 2 tot 3 jaar. Toen we een paar maanden onderweg waren bleek het logischer om de strategie te wijzigen. In plaats van de Nederlandse vestiging moest de Amerikaanse vestiging als eerste live. We stonden dus voor een flinke uitdaging.”

Alfred: “Uiteindelijk hebben we de hele migratie grotendeels met een relatief klein team uitgevoerd: interne applicatiebeheerders, een externe projectmanager en Remy. Remy was een mooie aanvulling op ons team. Onze interne applicatiebeheerders brachten de kennis in van de huidige applicatie, de data en de organisatie. Remy kon die kennis vervolgens meenemen in de technische migratie, waar wij weinig kennis van hadden. Zo leerden we van elkaar.“

Remy: “Toen Nederland en Portugal live gingen was het de eerste dag heel rustig. ‘Morgen zullen we het wel druk krijgen’, dachten we. Meestal komen er na een migratie namelijk heel wat vragen vanuit de organisatie. Maar het bleef rustig. De migratie was perfect verlopen en alles liep zoals het hoorde. We stonden er zelf van te kijken.”

Inmiddels heeft Dunlop afscheid genomen van het verouderde systeem en draait Dynamics 365 stabiel. Daarmee staat er een ERP-systeem dat klaar is voor de toekomst en weer jaren mee kan. Alfred: “We kunnen nog veel meer uit dit systeem halen. Daar gaan we de komende tijd mee aan de slag. Maar we zijn nu al enorm blij met wat er staat, we kunnen weer vooruit.”