Een efficiënte implementatie van Dynamics 365 Finance voor Lerøy Seafood Netherlands

Lerøy Seafood Netherlands is onderdeel van Lerøy Seafood Group. Het hoofdkantoor bevindt zich in Noorwegen en is opgericht in 1899. Lerøy Seafood Group is uitgegroeid tot een wereldwijd toonaangevend bedrijf op het gebied van seafood. De core business is de kweek en verwerking van zalm en forel en het vangen en verwerken van witvis. Daarnaast houdt Lerøy zich dagelijks bezig met de productie en ontwikkeling van ready-to-eat producten en de verkoop en distributie van een innovatief en hoogstaand seafood-assortiment. De groep heeft een volledig verticaal geïntegreerde waardeketen voor zalm, forel en witvis.

Lerøy Seafood Netherlands besloot in 2021 om over te stappen van Visma.net naar Microsoft Dynamics 365. Daar hadden ze hulp bij nodig. Gertjan Bij de Vaate is Head of Finance bij Lerøy Seafood Netherlands en vertelt: “Wij wisten veel van financiële boekhouding, maar nog erg weinig van Microsoft Dynamics. We hadden dus iemand nodig die ons kon helpen bij de inrichting en implementatie. We kozen een externe Microsoft-partner uit om de migratie te begeleiden. Al snel bleek echter dat zij geen geschikte consultant konden leveren, waardoor Henk Ruyten via 365 Consulting aan het project gekoppeld werd.”

Lerøy was op zoek naar een pragmatische aanpak. Gertjan legt uit: “We wilden niet vastlopen in een proces van analyseren, vastleggen en vergaderen. We wilden snel doorpakken. Ons doel was om binnen 4 maanden live te gaan met Dynamics.”

Henk Ruyten, consultant bij 365 Consulting vult aan: “Aan het begin van een project stak ik even de thermometer in het vlees. Kunnen we afwijken van het standaardproces? Kan ik dit met deze klant doen? Het antwoord was ‘ja’. Het kennisniveau op het gebied van financiën ligt bij Lerøy hoog en de projectleider bij onze Microsoft-partner stelde zich flexibel op. Daardoor konden we het project doelgericht en pragmatisch aanpakken.”

Tijdens een migratie doorloop je altijd fases van analyse, design, implementatie en testen. Normaal komen daar veel meetings bij kijken, zijn er allerlei checklists en moet de ene fase goedgekeurd worden voordat je een nieuwe kunt starten. Bij Lerøy ging dat anders. Onnodige handelingen en meetings werden geskipt en fases liepen regelmatig parallel. Zo hielden we de vaart erin.

Gertjan: “Vaak deed Henk al veel voorwerk. Als hij bij ons op kantoor was liet hij zien wat hij gedaan had en konden wij daarop schieten. Ook dat droeg bij aan de snelheid.”

Lerøy Seafood Netherlands vond het belangrijk dat het team Microsoft Dynamics zelf goed leerde kennen. Gertjan: “Wij wilden de Dynamics oplossing zelf kunnen begrijpen en inrichten, ook in de periode nadat Henk weg was. Daarom hebben we regelmatig sessies gedaan waarin Henk zijn kennis op ons overdroeg. Henk liet ons dan zien hoe het moest en liet het ons daarna zelf uitvoeren. De week erop hadden we weer een sessie, waarin we bespraken wat we die week gedaan hadden. We droegen op deze manier zelf bij aan de implementatie. Henk heeft daarnaast goede documentatie aangeleverd. Daardoor was ons eigen team snel wegwijs in Dynamics.”

Inmiddels staat er een prachtige Dynamics oplossing. Naast de standaard hebben we SK Global en purchase-to-pay (Axtension) toegevoegd. Daarnaast is er een interface gebouwd voor de verkoopfacturatie, waarbij de data vanuit een ander systeem wordt geïmporteerd. Normaal staat er tussen de 6 en 12 maanden voor een project als dit, maar door de pragmatische aanpak is het gelukt om dit terug te brengen naar 4,5 maand. Gertjan: “De Go-Live verliep heel soepel. We hebben nauwelijks aftercare nodig gehad.” Henk vult aan: “Je ziet het voordeel als de klant meewerkt en meedenkt. Dan kun je in korte tijd hele mooie resultaten behalen.”